Förbättrad tillgänglighet till tandvårdskliniken Smile med Aurora teleQ

Effektiv hantering av patientsamtal och bokningar är avgörande för att driva en framgångsrik tandvårdsklinik. Smile Västerås, en av klinikerna i tandvårdskedjan med samma namn, upplevde utmaningar med sin tillgänglighet och hantering av inkommande samtal. Detta ledde till missade samtal och möjlighet till patientbokningar.

Smile Västerås, belägen i hjärtat av staden, består av ett team på 30 medarbetare och 17 rum, vilket gör den till en tandvårdsklinik modell större. Kliniken ville öka tillgängligheten för sina kunder och samtidigt frigöra tid för personalen att kunna ta pauser. Möjlighet till kommunikation mellan kollegor är avgörande för att upprätthålla ett effektivt arbetsflöde.

För att ta itu med utmaningarna och förbättra tillgängligheten och hanteringen av patientsamtal och tidsbokning implementerade Smile kommunikationslösningen Aurora teleQ. Före implementeringen, 2021, låg klinikens tillgänglighet på cirka 55%. Efter teleQ-piloten, i januari 2023, har klinikens tillgänglighet förbättrats avsevärt och ligger nu på 94%. Resultatet är ett bättre arbetsflöde, färre missade samtal, förbättrad schemaläggning och nöjdare patienter.

Ökad tillgänglighet

Vi har pratat med Josefina Sohlberg, en av Smile’s administrativa medarbetare, om Aurora teleQs påverkan på klinikens verksamhet. Josefina arbetar som huvudadministratör och utbildare i teleQ, hon menar att systemets anpassningsförmåga varit en fördel för Smile. Hon berättar om sina erfarenheter av att utbilda sina kollegor i att använda teleQ och hur det har förbättrat medarbetarnöjdheten.

Innan vi började använda teleQ kände vi oss ofta stressade, vi ville finnas där för våra patienter men hade inte tid att hantera alla inkommande samtal. De största fördelarna med teleQ är att inga samtal missas och att schemaläggningen förbättrats. Detta är särskilt viktigt på en tandvårdsklinik, där akutpatienterna ofta upplever besvär och smärta och behöver omedelbar hjälp.

Med teleQ har kliniken kunnat schemalägga samtalen och öka tillgängligheten för kunderna. Det har inneburit stor skillnad för klinikens medarbetare som nu hinner ta en paus och en kopp kaffe tillsammans. För personalen har vetskapen om när de kan ta en paus gjort stor skillnad gällande tillfredsställelse och arbetsklimat, säger Josefina.

Ett användbart verktyg som teleQ tillhandahåller för patientkommunikation är SMS. Systemet möjliggör utskick av snabba och enkla meddelanden, standardsvar och automatiska utskick vilket gör att kunder inte hamnar i vänteläge eller skickas till en upptagen receptionist. Detta förbättrar patientnöjdheten samtidigt som det minskar belastningen på klinikens receptionister.

Anpassningsförmåga och ökad lojalitet

En hög tillgänglighet är avgörande både för att behålla befintliga kunder och att attrahera nya. Smile insåg vikten av att anpassa och skräddarsy sina tjänster för att möta patienternas behov, och Aurora teleQ ger dem möjligheten att göra det. Lojala kunder blir allt viktigare, särskilt i utmanande tider, och att möta de inringandes behov och ge en positiv upplevelse i kontaktögonblicket är avgörande för att behålla dem.

Aurora teleQ har visat sig vara ett värdefullt verktyg för Smile, systemet både effektiviserar verksamheten och förbättrar tillgängligheten. Möjligheten att anpassa systemet och arbeta patientfokuserat har uppfyllt klinikens behov av att möta önskemålen från sina kunder. Något som Smile uppskattar med samarbetet med Aurora Innovation är att teamet alltid är lösningsorienterat och ser möjligheter och lösningar när det uppstår problem. Planen är att inom en snar framtid öka antalet piloter och arbeta för bättre tillgänglighet och arbetsmiljö inom alla kliniker.