Linköpings Tandvårdsteam fick lugnare tillvaro tack vare teleQ

Linköpings Tandvårdsteam/Praktikertjänst använder idag Aurora teleQ som telefonisystem. Det har gjort tillvaron i receptionen mycket enklare och personalen mindre stressad.

– Jag tänker att jag inte vet hur rörigt det var tidigare egentligen. Det fungerar så mycket smidigare nu, säger Linda Falk.

Linda har arbetat på Tandvårdsteam/Praktikertjänst i Linköping ett par år nu – 50 procent som kliniksamordnare och 50 procent som tandsköterska. Mycket av hennes jobb handlar om personalarbete, att ta ansvar för receptionen och sätta scheman. Tidigare arbetade Linda hos Folktandvården och kom faktiskt till Praktikertjänst för att promota teleQ.

– Här började vi med teleQ för att jag kom med förslaget och för att jag tyckte att systemet var bra. Och de hade pratat om det tidigare, miljön i receptionen var stressig. Eller vad säger du, Anders?

Verksamhetschef Anders Falk, tillika Lindas man, kommer in i rummet och nickar:

– Ja, det var det system som vi hade erfarenhet av tidigare och det verkade smidigast. Vi fick också väldigt mycket positiv feedback från de som hade jobbat med det och tyckte att det var bra helt enkelt.

Enklare vardag med planering

Hos Praktikertjänst i Linköping arbetar 12 personer, varav sex tandsköterskor som alla jobbar i teleQ. Två-tre av sköterskorna arbetar mest i systemet.

– Det var ju en helt annan stress i receptionen tidigare, säger Linda. Telefonen ringde hela tiden och så gick telefonsvararen på, det var jättestressande. Och sen skulle vi lyssna av alla samtal på telefonsvararen och då fick vi skriva ner på papper och ringa tillbaka till patient och…

Dagens arbetsmiljö är helt klart lugnare och framför allt enklare att planera.

– Om vi till exempel har sjukdom eller inte kan bemanna receptionen hela dagen så kan vi välja när samtalen ska komma in. Vi kan styra det till att vi kanske bara har förmiddagen öppet för samtal. Det är ju mycket lugnare att patienterna får en utringningstid, så att vi styr när vi har tid att ringa dem. För om vi sitter fast med en kund i kassan så kan vi ringa när vi är färdiga med den patienten, det är inte längre telefoner som ringer och ringer och ringer hela tiden. Den stressen försvann faktiskt.

Fyra knappval och ett hemligt

Upplägget som Praktikertjänst har valt i teleQ innebär fyra val för patienterna. Den som ringer in kan välja mellan knappvalen brådskande värk, avbokning, ombokning samt övriga frågor.

Linda berättar att de inom personalen även har ett eget knappval i teleQ, som de kallar VIP. Det är samma telefonnummer som patienterna ringer in på – men med ett hemligt val som bara lämnas ut till berörd personal.

– Det ringer vi på om man är sjuk till exempel, då blir det som ett tjänstesamtal överst i listan och kollegorna ser det på morgonen. Så det är jättebra. Och jag vet att vissa Folktandvården använder den för sina olika kliniker till exempel, för samtal som inte ska hamna i kön.

Linköpings Tandvårdsteam gick nyligen ut med en enkät och på just tillgängligheten fick man jättebra feedback, vilket är väldigt positivt säger Linda.

Enligt henne finns det ändå äldre patienter som kan tycka att det är lite krångligt med teleQ, men å andra sidan ringer de in till vårdcentralerna som har samma system.

– Jag tror ändå att de flesta tycker att systemet med teleQ är jättebra, för de får en utringningstid, de kan ändra sin tid – och vi ringer när det passar dem.

Fakta: Antal samtal i teleQ hos Linköpings Tandvårdsteam/Praktikertjänst

● En vanlig vecka: 150–200 samtal.

● Måndagar har mest tryck med 50–70 samtal, övriga dagar är samtalen ganska jämnt fördelade.