Tips och trix om Schemaläggning i Aurora teleQ

Vi på Aurora har många tips och trix för dig som arbetar med teleQ. Här kommer några om Schemaläggning!

 

Släpp in patienterna innan utringningstiden börjar
Låt patienterna kunna ringa in före er utringningstid, allt mellan 5 minuter och  en halvtimme. Annars kommer det första samtalet inte att kunna bokas. Låt även patienterna ringa in en stund efter stängningstid, annars kommer de inte att få en telefontid. Eftersom Aurora räknar med att ett samtal tar 6 minuter som kategoritid så kommer ingen som ringer in efter 16.54 kunna få en återuppringningstid om ni stänger kl 17. Så förläng gärna med några minuter.

Tillfälligt stängt för ut- och inringing

Har ni stängt på helgdagar? Som administratör kan du gå in under Adminfliken, Inställningar och välja Helgdagar. Med ett klick kan du välja att vårdcentralen är stängd under alla helgdagar. Det behöver du göra en gång per år.

Om ni behöver ha tillfälligt stängt för t ex en planeringsdag så löser ni det enkelt genom att gå in på Tillfälligt stängt och skriva aktuellt datum och klockslag. Är det stängt hela dagen? Markera ett helt dygn kl 00-00. Här kan ni även använda ordinarie meddelande i röstbrevlådan eller ett förinspelat, anpassat meddelande som ska spelas upp.

Om ni t ex har ett möte och behöver ha stängt för utringning gör ni likadant som ovan, men väljer Stängt för utringning. Patienterna kan då ringa in men kan inte få en återuppringningstid under den tiden. Ett tips är att lägga till ett extra utringningsblock efter mötet, så att ni inte missar några patienter.

Nödbromsa systemet?

Den här funktionen används vid oförutsedd händelse, när ni inte kan ta hand om samtal i teleQ. Välj knappen TeleQ-enhet, och välj Stängt – då kommer samtalen inte in i teleQ. Här är det bra om ni redan lagt in ett förinspelat meddelande som spelas upp för inringande patient. När faran är över och ni kan öppna igen går ni in på samma knapp och väljer Öppen. Om ni inte har tillgång till dator kan ni kontakta Auroras support så hjälper vi er att stänga och öppna teleQ.

Sommar och andra öppettider?

Gå till fliken Semesterschema och börja med att skapa tidsperioden. Hoppa sedan fram till den aktuella veckan, bygg upp ett schema för inringning respektive återuppringning som bara gäller för den här veckan. Kom ihåg att sätta ett slutdatum! Efter vald tidsperiod ser schemat ut som vanligt igen.

Ny kollega på jobbet?

Öppna upp schemablocket för aktuell dag, gör det lättare för din nya kollega genom att ändra antal handläggare. Om ni vanligtvis har 4 personer kan ni skriva in 3,5 handläggare. Tre handläggare får då ett samtal per sjätte minut och en kollega får ett samtal var tolfte minut. När kollegan blivit varm i kläderna kan ni ändra värdet till 3,75 och till sist till 4. På det viset bromsar man upp hastigheten.

Det kan vara mer överskådligt att se Månadsvy över schemat. Där ser man öppettiderna vecka för vecka och sedan uppringningsblocken i kronologisk ordning under. Från denna vy kan ni också göra ändringar om det behövs.

VAB eller sjukdom?

Gå in och sänk antalet handläggare. Klicka på utringningsblocket, klicka på Öppna endast denna förekomst, sänk antalet handläggare och spara. Vill ni ändra alla i serien väljer ni Öppna serien från valt datum och framåt.

För provtagning

Tips för te x sjukhus som har provtagning vissa dagar: Under Utringning kan ni välja tidsintervall och Vissa dagar. Bocka ur Alla ärenden och välj enbart Provtagning. Där kan ni tillåta bokning i förväg, t ex 4 dagar. Kom då ihåg att se över de andra utringningsblocken – att inte Provtagning är vald, utan t ex Rådgivning och Ärenden utan kategori.

 

Vi på Aurora finns här som stöd för att ni ska kunna arbeta så smart och effektivt som möjligt med teleQ. Kontakta er kontaktperson för teleQ om ni är nyfikna på fler kundaktiviteter!