Ni har väl inte missat våra nya förbättrade rapporter?

I Aurora teleQ finns flera typer av rapporter som vänder sig till olika målgrupper såsom ledning, administratörer och handläggare. I rapporterna presenteras statistik över enhetens tillgänglighet, samtalsmönster etc på ett användarvänligt sätt. Baserat på statistiken kan du optimera dina resurser, och se till att din organisation har rätt antal handläggare som hanterar inkommande kontakter. I de nya rapporterna kan du även följa vad som händer med enstaka samtal och ärenden. Statistik kan visas för en enskild enhet eller samlat för flera enheter.

I statistiken från Aurora teleQ kan du för valfri period se bland annat:

• Antal inkommande samtal
• Antal skapade ärenden
• Vilken typ av ärenden som har skapats
• Hur ärendena skapades
• Återuppringningsförsök
• Ärenden per kategori
• Antal ärenden per handläggare och teleQ-enhet
• Genomsnittlig väntetid
• Tillgänglighet

Vi vill passa på att lyfta fram våra tre nya förbättrade rapporter. Rapporterna har funnits en tid men har under hösten utökats med mer information och funktionalitet, se mer information nedan.

Loggrapport

Loggrapporten visar en rad per ärende, både aktiva och avslutade ärenden visas i rapporten. Du kan också se detaljerad information om aktiviteter kopplade till ärendet. Du ser även alla samtal och SMS som rings/skickas från teleQ utan ärende.

Rapporten kan användas då du till exempel vill se vem i personalen som har hanterat ett ärende eller när ni behöver information om när (eller om) ett samtal ägt rum.

Rapport över inkommande kontakter

Denna rapport visar en rad för varje inkommande kontakt, såsom alla samtal till en teleQ-enhet. Det kan vara samtal som leder till att ett ärende skapas, alternativt blir automatiskt hanterat (såsom när ett sms skickas eller en vidarekoppling sker till annan enhet) eller bemötts av full eller stängd kö.

I rapporten kan ni se vilka personer som har sökt mottagningen och vilken information de har mötts av.

Användarrapport

Användarrapporten visar en rad per användare med information såsom antal hanterade samtal, tid som agenten är inloggad etc. Du kan också se mer detaljerad information om varje inloggad session.

Användarrapporter passar perfekt för att förstå hur verksamhetens personal jobbar och kan fungera bra som underlag inför tex medarbetarsamtal.

Kommande rapporter

Under fjärde kvartalet 2023 släpper vi även vår första aggregerade rapport, en videorapport. Videorapporten fokuserar på videosamtal i Aurora teleQ, och visar tex antal genomförda videosamtal på enheten samt hur många gånger man bytt från telefon till video.

Rapporten kommer att följas av fler aggregerade rapporter under 2024. Fram till dess kan alla teleQ-användare fortsätta att använda de gamla rapporterna.

Följande förbättringar finns i alla våra nya rapporter:

• du får mer information än tidigare
• du kan sortera rapporterna på fler sätt än tidigare
• du kan bestämma vilka kolumner du vill se och i vilken ordning
• du får fler inställningar än tidigare
• du kan spara dina favoritinställningar för senare

Borttagna rapporter

I samband med att vi förbättrar våra nya rapporter kommer vi att ta bort fyra äldre rapportversioner. Detta sker i början av 2024 och gäller följande:

• Logg
• Handläggarrapport
• Sessionsrapport per användare
• Sessionsöversikt

Ersättning

De fyra äldre rapporterna ersätts av de nya rapporter som redan är i bruk. Under höstens uppgradering av Aurora teleQ kommer ytterligare funktioner och information att läggas till vilket innebär att vi ser till att all nödvändig information tillgängliggörs innan vi stänger de fyra äldre rapporterna.

Har du frågor om våra rapporter – tveka inte att höra av dig till din kontaktperson eller fyll i ett formulär på vår hemsida så kontaktar vi dig.

 

Sagt om våra rapporter:

”Som verksamhetschef och verksamhetsutvecklare är rapporterna jag kan använda mig av i Aurora teleQ av mycket stort värde. Jag kan lätt följa våra patienters efterfrågan och behov av vård genom eftermärkningsrapporterna och se vad som efterfrågas under en specifik månad. Under nov-dec-februari-mars ser vi tex en ökning av akuta läkartider som ett säkert resultat av infektionstider och fler sjuka barn. Runt storhelger som jul, nyår och i januari kan jag se att efterfrågan på psykologtider ökar bara för att nämna några exempel.

Genom bemanningsstödet kan jag följa månad för månad under året hur jag ska bemanna i teleQ och därefter korrigera tidböckerna för sköterskor och adm personal. Det har gett mig möjligheten att frigöra mer skötersketid för fysiska besök. Jag kan lätt följa vårt telefonflöde via månadsrapporterna och dagliga rapporter och se vilka månader-dagar-tider som vi har mest tryck och bemanna därefter. Att ha möjligheten att jämföra med föregående år och göra en prognos för nästkommande år och behov av personal i telefon är en guldgruva för mig.

Som verksamhetsutvecklare är jag ofta ute i andras verksamheter och tittar på olika patientflöden. Det första jag då analyserar är eftermärkningsrapporterna i teleQ som visar patienternas efterfrågan på akuta tider-planerade tider till läkare och sköterskor. Då kan jag lätt jämföra med möjliga tider i tidböckerna och se om det matchar varandra. Om det inte matchar finns ett tydligt behov av åtgärder och det blir lättare att se vilka åtgärder man behöver jobba med för att tex korta ned väntetiderna för ett fysiskt besök.

På besök i andra verksamheter tittar jag också på bemanningsstödet och tillgänglighet. Ibland är det så enkelt att man bemannat med för många sköterskor på vissa tider och för lite sköterskor på övriga tider. Med den överblicken kan man då lättare se var behovet finns i bemanning. I verksamheter som har sämre tillgänglighet kan man ibland hitta svaren i användarrapporten där man ser om man har ”långpratare”. Om det är fallet kan man som chef behöva stötta med utbildning i telefonrådgivning och hur man hanterar samtal.

Som chef är rapporterna en stor tillgång då man snabbt får en överblick över sin verksamhet, både vad gäller bemanningsbehovet och vad patienterna efterfrågar”.

Susanne VanCrete, Verksamhetschef Capio Vårdcentral Badhotellet, Affärsutvecklande Verksamhetschef för Capio, Capio Stockholm region Norr.