Frenda hanterar kundsamtal effektivt med Aurora teleQ
Frendas journal- och röntgensystem stöttar över 1 000 tandvårdskliniker i Sverige. De använder Aurora teleQ för att hantera inkommande kundsamtal. ”Om du vill arbeta i ett enkelt system, ha kontroll och sänka stressen, då ska du arbeta med Aurora teleQ”, menar Maria Fäldt, supporthandläggare på Frenda.
Frenda är ett SaaS-bolag som erbjuder privata och offentliga tandläkarkliniker i Sverige ett effektivt journal- och röntgensystem i molnet. Handläggarna på Frenda hanterar ungefär 100 samtal per dag.
”Vi är uppslagsverket. 80% av våra kunder ringer för att få hjälp, 20% läser supportartiklarna som finns online. De kan ha frågor kring hur man exporterar röntgenbilder till ekonomi”, berättar Agneta Ollén, systemspecialist och handläggare på Frendas support.
Innan Frenda implementerade Aurora teleQ saknade de verktyg för att informera inringande kunder om förväntad kötid. Stressnivån var då betydligt högre. 
”Telefonen plingade hela tiden och för medarbetarna var det jättestressigt. Det fanns ingen prioritering på samtal och kunderna fick ingen information om förväntad kötid eller möjlighet till återuppringning”, menar Agneta, som var med vid implementeringen av Aurora teleQ år 2018.
Lätt att plocka upp samtal
Med Aurora teleQ blev arbetet betydligt mer strukturerat. Alla inloggade handläggare kunde nu ta emot samtal medan övriga handläggare kunde fokusera på andra arbetsuppgifter, utan att de blev störda av telefonerna.
”När vi ser tillbaka på innan 2018, känner vi att det här är en dröm. Med Aurora teleQ har vi full kontroll och stressnivån är så annorlunda. Vi kan kontrollera när det ska ringa, samtidigt som kunden får tydlig information om sin köplats och möjlighet att välja återuppringning”, säger Agneta.
Frenda har anpassat användandet av Aurora teleQ efter sina specifika behov. Möjligheten till återuppringning är ett exempel där kunderna får välja en tid som passar dem mellan sina patientmöten.
Med rapportfunktionen får de statistik över samtalstider och fördelning, vilket underlättar uppföljning mot uppsatta mål. Bemanningen kan snabbt justeras vid behov.
”Vi plockar upp de flesta samtalen när de kommer in. Vi kan enkelt hantera vår bemanning och få en jämn arbetsbelastning.”
Teamen kan samarbeta bättre
Anteckningsfunktionen gör det möjligt att dokumentera varje samtal snabbt och enhetligt. Med förvalda anteckningar skriver alla handläggare på samma sätt, vilket förenklar uppföljningen.
”Förut fick vi skriva manuellt och hålla koll på bland annat klockslag själva. Nu skriver alla likadant. Om någon inte svarar vid återuppringning kan jag anteckna det effektivt och snabbt gå vidare”, berättar Maria.
Supporten har även haft möjlighet att tidigt upptäcka driftstörningar när de arbetar i Aurora teleQ. En ökning av inkommande samtal är ofta det första tecknet på att något är fel, och handläggarna kan agera direkt.
En stor lättnad att arbeta i Aurora teleQ
Aurora teleQ har inte bara underlättat för Frendas kunder och handläggarnas arbete. Det är även positivt för nyanställda att plattformen finns på plats. Maria påbörjade sin anställning på Frenda år 2025. Hon blev glad när hon insåg vilken plattform hon skulle arbeta i.
”Det var en stor lättnad när jag såg att de arbetade med Aurora teleQ. Jag vet att det blir en helt annan arbetsmiljö. Jag blir lugn, vet vad jag ska göra och när – jag behöver inte vara stressad utan kan kontrollera när jag tar emot samtal.”
Både Agneta och Maria beskriver Aurora teleQ som ett verktyg som förenklar vardagen på ett konkret sätt.
”Det är ett väldigt bra arbetsverktyg för oss. Om du vill ha ett enkelt system att arbeta i, inte vara stressad och ha kontroll – då är Aurora teleQ rätt val. Jag skulle inte vilja ha något annat”, avslutar Maria.
Är du nyfiken på hur Aurora teleQ kan underlätta för er verksamhet? Läs mer om våra funktioner här.