Hammasklinikoiden saavutettavuuden parantaminen Aurora teleQ:n avulla

Potilaiden puheluiden tehokas hallinta on tärkeä osa menestyvän hammasklinikan johtamista. Ruotsin Västeråsin sydämessä sijaitsevalla Smile -hammasklinikalla oli monia haasteita saapuvien potilaspuheluiden hallinnassa, mikä johti vastaamattomiin puheluihin ja turhautuneisiin potilaisiin.

Smile Västeråsilla on 30 työntekijän tiimi ja 17 huonetta, mikä tekee siitä varsin suuren hammasklinikan. Ajan vapauttaminen taukoihin ja kollegoiden väliseen viestintään oli välttämätöntä tehokkaan työnkulun ylläpitämiseksi ja hammashuollon saavutettavuuden lisäämiseksi.

Vastatakseen näihin haasteisiin Smile otti käyttöön Aurora teleQ :n parantaakseen tapaa, jolla he hallitsevat klinikalle saapuvia puheluita. TeleQ on monipuolinen ja mukautuva järjestelmä, joka on parantanut merkittävästi klinikan saavutettavuutta, joka oli noin 55% vuonna 2021. TeleQ-pilotin jälkeen klinikan saavutettavuus oli 94 % tammikuussa 2023. Tuloksena on ollut parempi työnkulku, joka johtaa harvemmin vastaamattomiin puheluihin, parempaan aikataulutukseen ja tyytyväisempiin potilaisiin.

Parempi käytettävyys

Josefina Sohlberg, yksi Smilen hallinnon työntekijöistä, on kertonut teleQ: n vaikutuksesta klinikan toimintaan. Josefina on teleQ:n pääkäyttäjä ja henkilökunnan kouluttaja. Hänen mukaansa järjestelmän muunneltavuudesta on ollut paljon hyötyä Smilelle. Hän kertoi myös kokemuksistaan kun on kouluttanut kollegoitaan käyttämään teleQ:ta ja miten järjestelmä on parantanut työntekijöiden tyytyväisyyttä.

”Ennen teleQ:n käyttöä koimme paljon stressiä siitä kun halusimme olla klinikalla olevien potilaidemme tukena, eikä meillä ollut aikaa käsitellä kaikkia saapuvia puheluita. Yksi teleQ:n tärkeimmistä eduista on sen kyky vähentää vastaamattomia puheluita ja parantaa aikataulutuksen tehokkuutta. Tämä on erityisen tärkeää hammasklinikalla, jossa potilaat ovat usein kipeitä ja vaativat välitöntä huomiota.”

TeleQ:n avulla klinikka on pystynyt ajoittamaan soittoaikoja tehokkaammin ja lisäämään niiden saatavuutta asiakkaille. Tämä on vaikuttanut myös klinikan henkilöstöön positiivisesti, kun työntekijät voivat pitää taukoja, nähdä toisiaan ja nauttia vaikka kahvit yhdessä.

”Työntekijöillemme tieto siitä, milloin he voivat pitää tauon, on vaikuttanut suuresti heidän tyytyväisyyteensä ja samalla työilmapiiriin.”

Tekstiviestitoiminto on toinen hyödyllinen työkalu, jonka teleQ tarjoaa viestintään. Järjestelmä mahdollistaa nopean ja helpon tavan viestiä, mikä vähentää potilaiden tarvetta odottaa pidossa tai kontaktoida vastaanottovirkailijaa. Tämä on parantanut potilastyytyväisyyttä ja vähentänyt samalla klinikan vastaanottovirkailijan taakkaa.

”Muihin järjestelmiin verrattuna valikkovaihtoehtojen valintaa on yksinkertaistettu Teleq:ssa, jossa järjestelmä tarjoaa meille juuri sen, mitä tarvitsemme työhömme. Se auttaa meitä säästämään aikaa.”

Palvelukokemus ja asiakkaiden säilyttäminen

Saavutettavuus on ratkaisevan tärkeää asiakkaiden säilyttämisen ja asiakaskunnan laajentamisen kannalta. Asiakkaiden säilyttäminen korostuu entisestään erityisesti taloudellisen paineen aikana. Aurora teleQ:n avulla Smile on pystynyt räätälöimään palveluitaan, jotta he pystyvät palvelemaan asiakkaita entistä paremmin ja tehostamaan klinikan toimintaa. Esimerkiksi potilasmäärien ja ajanvarausten linkittämisen automatisointi voi parantaa tehokkuutta ja samalla edesauttaa klinikan saavutettavuutta.

TeleQ on osoittautunut Smilelle arvokkaaksi voimavaraksi, joka virtaviivaistaa heidän toimintaansa ja parantaa saavutettavuuttaan. Järjestelmän muunneltavuus, digitaalinen saavutettavuus ja potilaslähtöisyys ovat helpottaneet omaksumaan niin klinikan kuin potilaiden tarpeita ja räätälöimään teleQ:ta niiden mukaan. Smile Group on kokenut yhteistyön Aurora Innovationin kanssa hyödyllisenä ja arvostaa sitä, kun Auroran tiimi pyrkii tarjoamaan aina useita ratkaisuja järjestelmän käytettävyyteen. Lähitulevaisuudessa Smilella on suunnitelmissa lisätä pilotteja ja pyrkiä parempaan saavutettavuuteen myös muilla klinikoilla.