A melhorar a disponibilidade da clínica odontológica com o Aurora teleQ

A gestão eficaz de chamadas e consultas de pacientes é um aspecto crucial da administração de qualquer clínica odontológica de sucesso. A Smile, uma clínica odontológica localizada no coração de Västerås, na Suécia, enfrentava vários desafios em sua disponibilidade para gerenciar chamadas e agendamentos de pacientes, levando a chamadas perdidas e conflitos de agendamento.

A Smile Västerås conta com uma equipe de 30 trabalhadores e 17 salas, tornando-se uma clínica odontológica de grande porte. Liberar tempo para pausas e comunicação entre colegas foi essencial para manter um fluxo de trabalho eficiente e aumentar a disponibilidade para seus clientes.

Para enfrentar esses desafios, a Smile implementou o Aurora teleQ para aprimorar a maneira como eles lidam com chamadas e consultas de pacientes. O Aurora teleQ é um sistema versátil e adaptável que melhorou significativamente a disponibilidade da clínica, que era de aproximadamente 55% em 2021. Após o piloto do teleQ, a partir de janeiro de 2023 a disponibilidade da clínica é de 94%. Os resultados são um fluxo de trabalho mais eficiente, resultando em menos chamadas perdidas, melhor agendamento e pacientes mais felizes.

Alta disponibilidade

Josefina Sohlberg, uma das trabalhadoras administrativas da Smile, ressaltou recentemente o impacto do teleQ nas operações de sua clínica. Josefina, a principal administradora e formadora de utilizadores do teleQ, falou sobre como a adaptabilidade do sistema tem sido benéfica para a Smile. Ela compartilhou suas experiências de treinamento de seus colegas para usar o teleQ e como isso melhorou a satisfação dos trabalhadores.

“Antes de usar o teleQ, sentíamos um alto grau de estresse em querer estar presente para nossos pacientes e não ter tempo para atender todas as chamadas recebidas. Um dos principais benefícios do teleQ é sua capacidade de reduzir chamadas perdidas e melhorar a eficiência do agendamento. Isso é particularmente importante em uma clínica odontológica, onde os pacientes geralmente sentem dor e requerem atenção imediata.”

Josefina Sohlberg, a principal administradora e formadora de utilizadores do teleQ

Com o teleQ, a clínica conseguiu agendar consultas com mais eficiência e aumentar sua disponibilidade para os clientes. Também fez a diferença entre os colegas da clínica onde eles podem fazer uma pausa, tomar um café juntos e ter tempo para socializar.

“Para a equipe, saber quando eles podem fazer uma pausa fez uma grande diferença na satisfação de nossos trabalhadores e no ambiente de trabalho.”

As mensagens SMS são outra ferramenta útil que o teleQ fornece para comunicação com o paciente. O sistema permite mensagens rápidas e fáceis, reduzindo a necessidade dos pacientes esperarem na espera ou serem encaminhados para uma recepcionista ocupada. Isso melhorou a satisfação do paciente e também reduziu a carga sobre a recepcionista da clínica.

“Em comparação com outros sistemas, a escolha das opções de menu foi simplificada no Aurora teleq, onde o sistema nos dá exatamente o que precisamos para o nosso trabalho, ajudando-nos a economizar tempo.”

Adaptabilidade e fidelização de clientes

A disponibilidade é crucial para a retenção e expansão do cliente. A Smile reconheceu a importância de adaptar seus serviços para atender às necessidades dos pacientes, e o Aurora teleQ fornece a eles a capacidade de adaptação para isso. A fidelização de clientes torna-se ainda mais desafiadora, especialmente durante a pressão econômica.

Adaptar os serviços para atender às necessidades dos pacientes e fornecer uma experiência eficaz é crucial para reter os clientes. Por exemplo, automatizar o número de pacientes e vincular consultas também pode melhorar a eficiência e aumentar a disponibilidade da clínica.

O Aurora teleQ provou ser um recurso valioso para a Smile, que agiliza suas operações e melhora sua disponibilidade. A adaptabilidade do sistema, a acessibilidade digital e a abordagem focada no paciente facilitaram a adoção e adaptação ao que a clínica precisa para seus clientes. O que o Smile Group valoriza ao trabalhar com a Aurora Innovation é que a equipe sempre apresenta várias soluções para um determinado problema. Num futuro próximo, há planos para aumentar os pilotos e trabalhar para uma melhor disponibilidade para suas clínicas e clientes.