Como reinventar o trabalho dos secretários clínicos? Aurora teleQ melhora eficiência dos serviços de saúde com equipas mais motivadas

Os secretários clínicos desempenham um papel crucial nas unidades de saúde, como os centros de saúde e os hospitais. Estes profissionais são uma parte integrante da espinha dorsal que mantém a organização e a fluidez das operações diárias nos sistemas de saúde. Contudo, apesar da sua importância, enfrentam muitas vezes desafios significativos que comprometem a eficiência e a qualidade do atendimento dos utentes. O que podemos fazer para mudar esta realidade?

Na linha da frente para responder às necessidades das pessoas, os secretários clínicos são, na maior parte das vezes, os primeiros profissionais com quem os doentes interagem, seja de forma presencial, telefónica ou por email. Essenciais para a manutenção e organização da rotina das unidades de saúde, estes asseguram uma comunicação eficaz entre doentes, médicos, enfermeiros e outros membros da equipa.

Neste sentido, é importante promover uma experiência de trabalho eficaz e satisfatória para estes profissionais, sob pena de colocarmos em causa a resposta aos problemas da população. Mas com a sobrecarga de trabalho com que os secretários clínicos têm de lidar, é importante encontrarmos soluções que os libertem para as verdadeiras tarefas do dia a dia.

 

É difícil trabalhar quando o telefone não para de tocar

A gestão eficiente dos serviços de saúde é fundamental para garantir que os utentes recebam a atenção adequada e que a equipa médica tenha acesso às informações necessárias para fornecer um atendimento de qualidade. Os secretários clínicos desempenham um papel central nesse processo, sendo responsáveis pela organização e manutenção das tarefas do dia a dia.

No entanto, um dos principais desafios enfrentados por esses profissionais é a sobrecarga de tarefas. A rotina diária de um secretário clínico é frequentemente marcada por uma diversidade de atividades, incluindo atendimento telefónico, resposta a e-mails, interações presenciais, pesquisa de informações e atualizações documentais, além da gestão de agendamentos. Esta multiplicidade de responsabilidades pode comprometer a qualidade do serviço oferecido, impactando diretamente a experiência do doente.

Outro aspeto a ser considerado é o bem-estar dos secretários clínicos. A sobrecarga de trabalho constante pode levar ao stress e exaustão, afetando a qualidade do trabalho, a satisfação pessoal e a motivação. Implementar práticas que promovam um equilíbrio saudável no trabalho é um investimento valioso que pode resultar numa equipa mais feliz e produtiva.

Atualmente, o telefone continua a ser um dos canais privilegiados dos utentes para contactarem os serviços de saúde. Do lado dos profissionais, os secretários clínicos são levados a tentar dar resposta a todos os pedidos, mas tal é impossível face ao grande volume de chamadas — mais ainda quando se tem de estar atento ao email e dar resposta às pessoas que se dirigem presencialmente ao balcão de atendimento.

Com este desafio em mãos, percebemos que os secretários clínicos reservam grande parte do seu dia para responder aos pedidos de contacto, deixando para segundo plano outras tarefas burocráticas. E se pudéssemos aumentar a qualidade de resposta das unidades de saúde sem comprometer o trabalho administrativo? Alguns exemplos de simplificação desse processo podem passar por:

1. Facilitar a automatização de tarefas repetitivas, como as chamadas telefónicas;
2. Implementar um horário de atendimento telefónico mais alargado;
3. Encaminhar chamadas de acordo com a necessidade do utente.

 

Como é que podemos implementar tudo isto de uma só vez? Com a Aurora teleQ

A implementação de soluções tecnológicas e de estratégias eficazes de gestão de chamadas pode ser crucial para aliviar a sobrecarga de trabalho do secretariado clínico, permitindo que os administrativos desempenhem as suas funções de maneira mais eficiente e melhorem a qualidade do serviço prestado aos utentes.

Com a implementação da Aurora TeleQ, o trabalho altera-se e estes profissionais ganham tempo para as verdadeiras tarefas de retaguarda. Assim, as unidades de saúde apresentam uma melhoria substancial na eficiência operacional, no atendimento ao utente e na oferta de serviços de saúde mais acessíveis e personalizados.

1. Automatização de tarefas repetitivas. Este sistema eficaz e integrado, adotado já por várias unidades de saúde em Portugal e na Europa, vai permitir automatizar as chamadas telefónicas e responder a todos os utentes. Através da solução de retorno de chamadas, os doentes ficam a saber a hora precisa a que os serviços de saúde irão ligar para devolver a ligação. Do lado do profissional, este sistema vai permitir criar uma “fila” controlada com a promessa de que todas pessoas terão resposta.
2. Horário de atendimento telefónico alargado. Com a Aurora teleQ, as vantagens são ainda alargadas no tempo. Apesar de o horário de atendimento presencial já ter terminado, o sistema continua a trabalhar. Se os utentes ligarem após o horário de expediente, a chamada fica agendada para o dia seguinte, com a tecnologia a informar a hora da ligação.
3. Encaminhamento de chamadas. Por fim, a Aurora teleQ garante ainda a criação de vários canais para as diferentes necessidades das pessoas. Por exemplo, é possível criar vários “caminhos” dentro da ligação: agendar consulta urgente, agendar consulta programada, esclarecer dúvidas gerais, entre outros.

Estas são apenas algumas das vantagens da Aurora teleQ, uma tecnologia que permite facilitar o trabalho dos funcionários das unidades de saúde, aumentar a satisfação dos utentes e melhorar a jornada do doente.

Percebemos, então, que os secretários clínicos são peças-chave no funcionamento eficiente de centros de saúde e hospitais. No entanto, é preciso estar atento à sobrecarga de trabalho que muitas vezes enfrentam, que pode comprometer a qualidade do atendimento e criar um ambiente de trabalho desafiador. Investir em tecnologias avançadas pode ajudar a otimizar as suas funções, garantindo um serviço de saúde mais eficaz e uma melhor qualidade de vida para esses profissionais.