Maior conforto e maior taxa de resposta: 5 vantagens do menu telefónico nos centros de saúde

A adoção de um menu telefónico nos centros de saúde tem-se mostrado uma estratégia eficiente para melhorar o atendimento dos utentes, proporcionando um maior conforto e uma taxa de resposta mais alta para as suas necessidades. Esta tecnologia possibilita a criação de diversos “caminhos de chamada”, otimizando o fluxo de comunicação entre os doentes e os serviços de saúde.

Entre vantagens e benefícios, este sistema já colhe elogios pelo país. Através desta tecnologia, é possível reduzir o trabalho dos secretários clínicos e diminuir o tempo de espera dos doentes, garantindo sempre uma resposta.

 

A realidade portuguesa

A comunicação com os centros de saúde e os utentes continua a ser um dos pilares mais frágeis dentro do sistema de saúde. Por todo o país, existem queixas sobre a dificuldade dos doentes em contactar os centros de saúde e hospitais por telefone. Estas dificuldades incluem, principalmente, longos tempos de espera e chamadas não atendidas, obrigando o doente a dirigir-se presencialmente à unidade de saúde.

A verdade é que, perante uma falta de resposta, este cenário causa frustração e ansiedade nos pacientes, mas também pode levar a atrasos no diagnóstico e tratamento, comprometendo a eficácia do atendimento. Do lado dos profissionais, o stress diminui a produtividade e apresenta consequências psicológicas.

Sendo assim, a adoção de tecnologias inovadoras, como é exemplo o menu telefónico do Aurora teleQ, pode ajudar a atenuar e mitigar estes problemas, permitindo direcionar chamadas de forma mais eficiente e reduzir a carga de trabalho dos secretários clínicos.

 

Vantagens do menu telefónico

Nas Unidades Locais de Saúde (ULS) em que a solução Aurora teleQ está implementada, o feedback tem sido muito positivo: os utentes estão mais felizes e satisfeitos com a comunicação, os secretários clínicos estão livres para tarefas mais importantes e a unidade apresenta mais ganhos de eficiência.

Algumas das vantagens da adoção deste sistema de menu telefónico passam por:

• Maior facilidade de contacto para o doente;
• Melhor organização nas unidades de saúde;
• Personalização do atendimento;
• Melhor eficiência operacional;
• Aperfeiçoamento do serviço através da recolha de dados.

 

1. Maior facilidade de contacto para o doente

Em primeiro lugar, um menu telefónico estruturado pode incluir opções como agendar ou remarcar consultas, marcar exames, tirar dúvidas e pedir a emissão de receitas, por exemplo. Esta segmentação permite que os doentes direcionem as suas ligações de forma precisa para o serviço específico de que necessitam, reduzindo o tempo de espera e aumentando a eficiência no atendimento.

Por exemplo, se um utente precisa apenas de remarcar uma consulta, poderá escolher essa opção diretamente no menu, sem a necessidade de se deslocar ao centro de saúde. Do outro lado, o funcionário toma conhecimento sobre a necessidade da chamada e reencaminha para a pessoa ou serviço mais adequado.

Além disto, os sistemas como Aurora teleQ possibilitam uma gestão ainda mais avançada destas chamadas. A plataforma, que não precisa de instalação de nenhum software, oferece recursos que facilitam a interação entre os centros de saúde e os utentes, adaptando-se às necessidades de cada ULS.

 

2. Melhor organização nas unidades de saúde

A organização favorece a produtividade. Idealmente, quanto mais automatizado estiver um processo, menos trabalhoso será para o secretário clínico. Desta forma, com um sistema aperfeiçoado, as ligações convergem num único local. Evitamos que o funcionário perca horas com retorno de ligações ou a responder a emails.

Assim, podemos libertar os secretários para tarefas verdadeiramente importantes, aumentando a produtividade e diminuindo o risco de stress e de burnout.

Além disto, a implementação deste sistema pode ainda ser utilizado de forma interna nas unidades de saúde. Por exemplo, é possível criar percursos de chamadas destinados ao pessoal médico, como ligação direta ao departamento de Recursos Humanos, de informática ou até mesmo do Conselho de Administração.

 

3. Personalização do atendimento

A personalização do atendimento é outro aspeto crucial do menu telefónico. Diferentes ULS podem ter exigências e pedidos específicos, e o sistema pode ser configurado para atender essas particularidades. Isto significa que cada unidade pode adaptar o menu telefónico conforme as suas necessidades, oferecendo um atendimento mais direcionado e eficiente.

Um dos principais benefícios desta abordagem é a melhoria na qualidade do atendimento ao utente. Com um menu telefónico bem estruturado, os doentes sentem-se mais confortáveis e seguros sabendo que serão direcionados rapidamente para o serviço de que necessitam. Isso reduz o stress e a frustração, comuns em situações em que a comunicação é ineficiente.

 

4. Melhor eficiência operacional

A eficiência operacional dos centros de saúde também é significativamente melhorada através de um novo sistema de percurso de chamadas. A automatização de processos e a redução de chamadas desnecessárias libertam recursos que podem ser direcionados para áreas mais críticas, melhorando a gestão como um todo.

Por exemplo, um centro de saúde pode redirecionar a equipa responsável por agendamentos manuais para atividades que exigem mais interação humana e complexidade, como o atendimento de urgências nos centros de saúde ou apoio a doentes com necessidades especiais.

 

5. Aperfeiçoamento do serviço através da recolha de dados

Por fim, outro ponto importante é a recolha de dados e feedback que estes sistemas proporcionam. Com o Aurora teleQ, é possível analisar padrões de chamadas, identificar áreas de maior procura e ajustar os serviços conforme necessário.

Isto permite uma gestão mais proativa e baseada em dados, aprimorando continuamente o atendimento oferecido e melhorando progressivamente o serviço.

 

Com isto, percebemos que…

A adoção de um menu telefónico nos centros de saúde, especialmente com sistemas avançados como o Aurora teleQ, traz inúmeros benefícios. Desde o conforto e satisfação dos utentes até à eficiência operacional dos centros de saúde, esta tecnologia apresenta-se como uma solução eficaz para atender as necessidades crescentes e diversificadas da população.

Ao proporcionar um atendimento mais rápido, personalizado e eficiente, os centros de saúde podem concentrar-se em oferecer cuidados de qualidade, contribuindo para um sistema de saúde mais robusto e acessível para todos.