Mejorando la disponibilidad de clínicas dentales con teleQ

La gestión eficaz de las llamadas y de las citas de los pacientes es un aspecto crucial en la gestión de cualquier clínica dental exitosa. Smile, una clínica dental ubicada en el corazón de Västerås, Suecia, se enfrentaba a varios desafíos en su disponibilidad para administrar las llamadas y citas de los pacientes, lo que provocaba llamadas perdidas y conflictos en las citas. 

Smile Västerås cuenta con un equipo de 30 empleados y 17 salas, lo que la convierte en una clínica dental a gran escala. Liberar tiempo para los descansos y la comunicación entre colegas fue esencial para mantener un flujo de trabajo eficiente y aumentar la disponibilidad para sus clientes. 

Para abordar estos desafíos, Smile implementó Aurora teleQ para mejorar la forma en que gestionan las llamadas y citas de los pacientes. TeleQ es un sistema versátil y adaptable que ha mejorado significativamente la disponibilidad de la clínica, que fue de aproximadamente el 55% en 2021. Después del piloto de teleQ, a partir de enero de 2023, la disponibilidad de la clínica es del 94%. Los resultados son un mejor flujo de trabajo obteniendo menos llamadas perdidas, mejor programación y pacientes más satisfechos. 

Mayor disponibilidad 

Josefina Sohlberg, uno de los miembros del personal administrativo de Smile, recientemente discutió el impacto de teleQ en las operaciones de su clínica. Josefina, la principal administradora y formadora de personal de teleQ, habló sobre cómo la adaptabilidad del sistema ha sido beneficiosa para Smile. Ella compartió sus experiencias de capacitación de sus colegas para usar teleQ y cómo ha mejorado la satisfacción de los empleados. 

«Antes de usar teleQ, sentíamos un alto grado de estrés al querer estar allí para nuestros pacientes y no tener tiempo para manejar todas las llamadas entrantes. Uno de los principales beneficios de teleQ es su capacidad para reducir las llamadas perdidas y mejorar la eficiencia de la programación. Esto es particularmente importante en una clínica dental, donde los pacientes a menudo sienten dolor y requieren atención inmediata». 

Josefina Sohlberg, la principal administradora y formadora de personal de teleQ

Con teleQ, la clínica ha podido programar citas de manera más eficiente y aumentar su disponibilidad para los clientes. También ha marcado la diferencia entre los colegas de la clínica, donde pueden tomar un descanso, disfrutar de un café juntos y tener tiempo para verse. 

 «Para el personal, saber cuándo pueden tener un descanso ha marcado una gran diferencia en la satisfacción de nuestros empleados y el ambiente de trabajo». 

La mensajería SMS es otra herramienta útil que teleQ proporciona para la comunicación con el paciente. El sistema permite enviar mensajes rápidos y fáciles, lo que reduce la necesidad de que los pacientes esperen en espera o se les ponga a través de una recepcionista ocupada. Esto ha mejorado la satisfacción del paciente y también ha reducido la carga de la recepcionista de la clínica. 

«En comparación con otros sistemas, la elección de las opciones de menú se ha simplificado en Teleq, donde el sistema nos da justo lo que necesitamos para nuestro trabajo, lo que nos ayuda a ahorrar tiempo». 

Adaptabilidad y retención de clientes 

La disponibilidad es crucial para la retención y expansión de los clientes. Smile reconoció la importancia de adaptar sus servicios para satisfacer las necesidades de los pacientes, y Aurora teleQ les proporciona la adaptabilidad para hacerlo. La retención de clientes se vuelve aún más desafiante, especialmente durante la presión económica. 

Adaptar los servicios para satisfacer las necesidades de los pacientes y proporcionar una experiencia efectiva es crucial para retener a los clientes. Por ejemplo, automatizar el número de pacientes y la vinculación de citas también podría mejorar la eficiencia y ayudar a la disponibilidad de la clínica. 

 TeleQ ha demostrado ser un activo valioso para Smile, agilizando sus operaciones y mejorando su disponibilidad. La adaptabilidad, la accesibilidad digital y el enfoque centrado en el paciente del sistema han facilitado la adopción y adaptación a lo que la clínica necesita para sus clientes. Lo que Smile Group aprecia trabajar con Aurora Innovation es que el equipo siempre proporciona varias soluciones a un problema determinado. En un futuro próximo, hay planes para aumentar los pilotos y trabajar hacia una mejor disponibilidad para sus clínicas y clientes.