Como programar uma carga de trabalho que tenha impacto positivo sobre a saúde dos trabalhadores dos centros de saúde?

A  programação da carga horária pode ser vista como o passo final num planeamento de produção abrangente. É aqui que se planeia a implementação efetiva e que as necessidades da unidade de cuidados de saúde em matéria de segurança dosutentes , garantia de competências e utilização eficiente de recursos irão satisfazer a necessidade dos colaboradores terem uma carga horária que proporciona um impacto positivo na saúde deles e a oportunidade de influenciarem os seus horários de trabalho. Mas como saber que se possui a informação de base correta para fazer um ótimo planeamento dos recursos? E como fazê-lo?  

Preparámos três dicas para si enquanto responsável pela programação no centro de cuidados de saúde. 

1. Ter uma clara divisão de responsabilidades para uma carga de trabalhosaudável 

Independentemente do conteúdo da  carga de trabalho que está a ser aplicado na unidade de cuidados de saúde, é o gestor da unidade que assume a responsabilidade pela programação do tempo. É o gestor que tem de garantir que estão a ser implementados cargas horárias que permitam uma linha de trabalho que tenha um impacto positivo na saúde dos colaboradores e que há pessoal disponível quando há casos de baixas por doença. Em algumas situações, o gestor pode delegar a programação da agenda, mas a responsabilidade final recai sobre o chefe. 

Quanto a programação, o foco não pode estar apenas em ter pessoal suficiente disponível, mas também na necessidade de descanso dos colaboradores, bem como em assegurar que a unidade de cuidados de saúde tem o pessoal com as competências certas no momento certo. Para poder planear as horas de trabalho, sempre respeitando as necessidades dos colaboradores,, tanto os gestores como os colaboradores precisam de ter os conhecimentos relevantes. 

Antes de estabelecera programação de horários, é necessário verificar se: 

• As competências certas estão disponíveis em todas as sessões de trabalho. 
• Os colaboradores inexperientes trabalham em conjunto com colaboradores experientes. 
• As outras atividades (p. ex., responsabilidades próprias, tarefas administrativas, etc.) são organizadas em conformidade com o acordo. 

2. Criar flexibilidade para eventos imprevistos 

Há muitos motivos diferentes pelos quais um horário pode precisar ser alterado: um colaborador pode estar doente, ter de cuidar de uma criança doente ou outros incidentes imprevistos. É importante, na medida do possível, planear com antecedência para essas contingências. No sistema de atenção básica não há possibilidade de ligar para a equipe de forma espontânea. Não há listas de reserva porque é necessário conhecimento especializado. Isso significa que a única possibilidade é mudar o plano dependendo da nova situação. 

A reprogramação é responsabilidade do chefe da unidade e o ponto de partida é revisar quais visitas ou tarefas um determinado colaborador tem naquele dia específico. É essencial decidir o que pode ser agendado para outro dia e que trabalho outra pessoa pode assumir. Porém, até o responsável pelo agendamento pode adoecer. Portanto, é uma boa ideia garantir que cada unidade tenha vários colaboradores competentes e que possam fazer alterações na programação. Para ter flexibilidade na programação, é preciso ter alguém que possa intervir rapidamente e fazer as alterações necessárias. 

3. Distribua o tempo para obter uma carga de trabalho razoável 

Outro aspeto que costuma surgir quando os profissionais de saúde avaliam o seu ambiente de trabalho e sua situação, é que desejam poder estar mais tempo com os utentes. Uma questão importante para alcançar um bom ambiente de trabalho é reduzir o tempo que os enfermeiros gastam em tarefas administrativas com a ajuda de sistemas de computador modernos. O tempo que o pessoal da saúde atualmente dedica a tarefas administrativas é consideravelmente maior do que há alguns anos. Eles costumam ser conectados e desconectados de vários sistemas e são necessárias várias etapas para que uma tarefa seja resolvida. O planeamento de cronogramas bem planeados para atingir uma carga de trabalho razoável é extremamente importante para reter pessoal. É importante incluir o tempo gasto em tarefas administrativas e o tempo gasto em descanso e desenvolvimento de habilidades. 

 
4. Utilize estatísticas de chamada do seu sistema de gestão de contactos com o paciente para fazer uma programação otimizada dos recursos  

Para uma programação ótima é fundamental ter a informação certa sobre os recursos de que precisa e quando. Um sistema de gestão de contactos com o paciente, como o Aurora teleQ, irá fornecer-lhe a ferramenta de planeamento certa. A função de reporte no sistema dá-lhe as estatísticas de que necessita para planear os recursos. Também lhe dá uma visão geral clara, diretamente no ecrã, de todas as questões e chamadas recebidas.  

Resumo 

Como gestor de unidade, tem a responsabilidade máxima de garantir que o seu pessoal tem uma carga de trabalho programada que seja realista. Cabe-lhe a si garantir que as competências certas estão disponíveis no momento certo. Outro fator importante é garantir que existe margem para flexibilidade em caso de alterações repentinas no programa. Por último, todos devem ter um volume de trabalho razoável, com tempo para o descanso e o desenvolvimento.