3 manieren om de kosten van uw klantcontactcenter te minimaliseren

Een klantcontactcentrum (KCC) in de gezondheidszorg organiseren is een kostbare zaak. U moet bijvoorbeeld voldoende medewerkers aannemen om wachtrijen te voorkomen. Daarnaast moet u de juiste software en hardware aanschaffen zodat u alle telefoontjes goed kunt afhandelen. Zo’n telefooncentrale kan aardig in de kosten lopen. Met deze 3 tips verhoogt u de kwaliteit van de telefoongesprekken, vergroot u uw telefonische bereikbaarheid en kunt u kosten minimaliseren.

1 – Zorg voor kortere wachttijden

Een van de beste manieren om de kosten voor uw contactcenter omlaag te brengen, is de gemiddelde wachttijd naar beneden brengen. Die wachttijden leveren namelijk boze patiënten op, waardoor elk gesprek eerst start met het uiten van frustratie. En dat kost best veel tijd. Telefonische wachtrijen verminderen zorgt dus voor een kortere gemiddelde gespreksduur. Daarbij geldt: hoe korter de gesprekken, hoe minder medewerkers u nodig heeft. Bij het Amsterdamse VUmc schakelden de poliklinieken Aurora teleQ in om telefonische wachttijden helemaal te voorkomen. Dat leverde maar liefst 20 procent kortere gesprektijden op. “Het scheelt dat je niet eerst een patiënt moet kalmeren als je ‘m aan de lijn krijgt”, zegt zorgmanager Leo de Haan.

2 – Kies een slimme telefooncentrale

Een slimme telefooncentrale die met uw medewerkers meedenkt, kan ook tijd besparen. Maar de juiste telefoonsoftware kan ook zorgen voor handige tijdbesparende functionaliteiten. Denk aan geplande call-functies, waarmee iedere patiënt die belt automatisch een terugbel tijdstip kan inplannen op basis van de beschikbare medewerkers in uw organisatie. Zo hoeven uw medewerkers nooit hele stromen telefoontjes in één keer weg te werken en hoeven uw patiënten nooit meer te wachten aan de telefoon. U vergroot dus meteen uw medewerkerstevredenheid en uw patiënttevredenheid.

3 – Ga bellen via de cloud

Wanneer u kiest voor slimme telefoonsoftware, dan is de keuze voor een cloudoplossing logisch. Zo hoeft u niet meer te investeren in dure inhouse systemen of servers. Ook scheelt dat periodiek onderhoud. Met de cloudbased telefoonsoftware van Aurora teleQ heeft u alleen uw bestaande computers en telefoonapparatuur met internetverbinding nodig. Daarmee maakt u verbinding met internet en de software doet de rest! Deze slimme investering vergt geen verder onderhoud en levert kortere wachtrijen, blije patiënten én extra functies op. Zo kunt u dus perfect de kosten voor uw klantcontactcentrum minimaliseren.

Met de slimme cloudtelefonie oplossing Aurora teleQ kunt u al flinke winsten boeken. Meer weten over Aurora teleQ? Neem dan contact met ons op.