MENUMENU
  • Aurora teleQ
    • Welke module past bij uw bedrijf?

      Neem contact met ons op!
  • Voordelen
    • Aurora teleQ is ook geschikt voor uw organisatie

      Test het zelf!
  • Training
  • Onze klanten
  • In de Zorg



25 januari, 2019

Handige planningtips voor zorgmanagers



Plannen, reflecteren en anticiperen op mogelijke problemen zijn constante uitdagingen voor zorgmanagers. Vaak worden managers in de zorgsector gedwongen om snel beslissingen te nemen en brandjes te blussen. Maar het plannen van bijvoorbeeld werkroosters hoeft niet ingewikkeld te zijn. Aurora teleQ wijst de weg!

Ziekenhuizen en klinieken hebben te maken met een constante druk. Die druk is het zwaarst bij de manager, omdat hij of zij moet zorgen dat alles elke dag soepel verloopt. Om beter te kunnen plannen, moet daarvoor tijd zijn. Ofwel: u moet prioriteit geven aan het maken van de planning. Natuurlijk staan patiënten en zorgpersoneel op de eerste plaats en sommige zaken kunt u gewoonweg niet tevoren plannen of regelen. Ook staat de ene dag de telefoon roodgloeiend doordat zoveel patiënten bellen, de andere dag is het bijna verdacht stil. Toch is het belangrijk te bedenken dat u de planning altijd kunt aanpassen en kunt laten inspelen op veranderingen, zelfs wanneer die onverwachts zijn.

Geef prioriteit aan uw planning

Als zorgmanager is het moeilijk de deur te sluiten voor uw medewerkers. U wilt dat uw collega’s altijd vragen kunnen stellen en snel eventuele problemen kunnen oplossen. Want natuurlijk wilt u dat alles soepel verloopt. Maar de deur hoeft niet de hele dag open te staan. U kunt ook tijd vrijmaken voor de planning tijdens momenten dat het minder druk is. Leg wel duidelijk uit waarom u even niet bereikbaar bent; u bent bezig met het werkrooster en kunt daardoor vragen wat later dan gebruikelijk beantwoorden.

Bepaal als zorgmanager uw kaders

Stel heldere kaders bij het opstellen van het werkrooster. Bepaal eerst tot hoe ver in de toekomst u moet plannen of hoe u de vaardigheden van uw personeel het beste kunt inzetten. Bedenk bijvoorbeeld voor een aankomende maand hoeveel personeel u dan moet inplannen. Sta daarbij ook stil bij de verschillende vaardigheden van uw medewerkers. Als u een duidelijk kader kunt creëren van hoeveel medewerkers u nodig hebt met welke vaardigheden, kunt u makkelijker de daadwerkelijke planning invullen. Ook als u ziek wordt of langer afwezig bent, is het goed om een plan te hebben dat ver in de tijd vooruitgaat. Met een eenvoudig en volgbaar planningskader is het voor uw collega een stuk makkelijker om tijdelijk uw taken over te nemen.

Respecteer de tijd van uw personeel

Zorg dat uw medewerkers voldoende pauzes en vrije uren hebben tussen hun geplande werkuren. Als uw collega’s genoeg pauzes hebben, is dat niet alleen goed voor hun gezondheid; ze voelen zich meer betrokken en blijven meer alert. Let daarbij zeker op de arboregels voor zorgpersoneel, zodat uw werkrooster ook conform geldende wet- en regelgeving is. Houd bij het opstellen van het werkrooster ook rekening met onverwachte zaken, zoals ziekteverlof. Daarom is het goed om de planning flexibel genoeg te maken om op dit soort onvoorspelbare veranderingen in te kunnen spelen. Een tekort aan verpleegkundigen of artsen is een echt probleem, maar sommige taken kunnen wel worden gedelegeerd. Daardoor kan het werk gewoon doorgaan, ook als er afwezigen zijn.

Nog beter plannen en rekening houden met onverwachte zaken? Met het slimme telefoonsysteem Aurora teleQ kunt u flexibel inspelen op telefonische drukte. Meer weten over teleQ? Neem dan contact met ons op.