De bereikbaarheid van tandheelkundige klinieken verbeteren met teleQ

Het effectieve beheer van oproepen en afspraken van patiënten is een cruciaal aspect van het runnen van een succesvolle tandheelkundige kliniek. Smile, een tandheelkundige kliniek, onderdeel van de Colosseum Dental Group, in het hart van Västerås, Zweden, werd geconfronteerd met verschillende uitdagingen in hun beschikbaarheid om oproepen en afspraken van patiënten te beheren, wat leidde tot gemiste oproepen en afspraakconflicten.

Smile Västerås heeft een team van 30 medewerkers en 17 kamers, waardoor het een grootschalige tandheelkundige kliniek is. Het vrijmaken van tijd voor pauzes en communicatie tussen collega’s was essentieel voor het handhaven van een efficiënte workflow en het vergroten van de bereikbaarheid voor hun klanten.

Om deze uitdagingen aan te gaan, implementeerde Smile Aurora teleQ om de manier waarop ze omgaan met oproepen en afspraken van patiënten te verbeteren. TeleQ is een veelzijdig en adaptief systeem dat de bereikbaarheid van de kliniek aanzienlijk heeft verbeterd, wat in 2021 ongeveer 55% was. Na de teleQ-pilot is de bereikbaarheid van de kliniek vanaf januari 2023 94%. De resultaten zijn een betere workflow die resulteert in minder gemiste oproepen, verbeterde planning en tevredener patiënten.

Verhoogde beschikbaarheid

Josefina Sohlberg, een van de administratieve medewerkers van Smile, besprak onlangs de impact van teleQ op de activiteiten van hun kliniek. Josefina, de hoofdbeheerder en personeelstrainer voor teleQ, sprak over hoe het aanpassingsvermogen van het systeem gunstig is geweest voor Smile. Ze deelde haar ervaringen tijdens het trainen van haar collega’s om teleQ te gebruiken en hoe het de tevredenheid van werknemers heeft verbeterd.

“Voordat we teleQ gebruikten, voelden we een hoge mate van stress omdat we er voor onze patiënten wilden zijn en niet de tijd hadden om alle inkomende oproepen af te handelen. Een van de belangrijkste voordelen van teleQ is de mogelijkheid om gemiste oproepen te verminderen en de planningsefficiëntie te verbeteren. Dit is vooral belangrijk in een tandheelkundige kliniek, waar patiënten vaak pijn hebben en onmiddellijke aandacht nodig hebben.”

Josefina Sohlberg, hoofdbeheerder en staftrainer voor teleQ bij Smile

Met teleQ heeft de kliniek afspraken efficiënter kunnen inplannen en de beschikbaarheid voor klanten kunnen vergroten. Het heeft ook een verschil gemaakt tussen de collega’s van de kliniek omdat ze een pauze kunnen nemen, samen van een kopje koffie kunnen genieten en tijd hebben om elkaar te zien.

“Voor het personeel heeft het weten wanneer ze een pauze kunnen hebben een groot verschil gemaakt in onze medewerkerstevredenheid en werksfeer.”

SMS-berichten zijn een ander nuttig hulpmiddel dat teleQ biedt voor patiëntcommunicatie. Het systeem maakt snelle en eenvoudige berichten mogelijk, waardoor patiënten minder in de wacht hoeven te staan of moeten worden doorverwezen naar een drukke receptioniste. Dit heeft de patiënttevredenheid verbeterd en heeft ook de last voor de receptioniste van de kliniek verminderd.

 

Aanpassingsvermogen en klantbehoud

Bereikbaarheid is cruciaal voor klantenbehoud en -uitbreiding. Smile erkende het belang van het afstemmen van hun diensten op de behoeften van de patiënt, en Aurora teleQ biedt hen het aanpassingsvermogen om dit te doen. Klantenbehoud wordt nog uitdagender, vooral tijdens economische druk.

Het afstemmen van diensten op de behoeften van de patiënt en het bieden van een effectieve ervaring is cruciaal voor het behouden van klanten. Het automatiseren van patiëntenaantallen en het koppelen van afspraken kan bijvoorbeeld ook de efficiëntie verbeteren en de beschikbaarheid van de kliniek helpen.

TeleQ heeft bewezen een waardevolle aanwinst te zijn voor Smile, het stroomlijnen van hun activiteiten en het verbeteren van hun bereikbaarheid. Het aanpassingsvermogen, de digitale toegankelijkheid en de patiëntgerichte aanpak van het systeem hebben het gemakkelijk gemaakt om het te adopteren en aan te passen aan wat de kliniek nodig heeft voor zijn klanten. Wat de Smile Group waardeert om met Aurora Innovation samen te werken, is dat het team altijd verschillende oplossingen biedt voor een bepaald probleem. In de nabije toekomst zijn er plannen om het aantal pilots te verhogen en te werken aan een betere bereikbaarheid voor hun klinieken en klanten.