Tandzorg.nl

Tandzorg.nl is gevestigd in Rotterdam en biedt als organisatie meer dan alleen tandheelkunde. Zo is er onder meer een gespecialiseerde afdeling mondhygiëne, kaakchirurgie, cosmetische behandelingen en een eigen tandtechnisch laboratorium. Ook is er een nauwe samenwerking met diverse orofaciale fysiotherapeuten, logopedisten en orthodontisten. In totaal werken bij Tandzorg.nl ruim dertig medewerkers. 

Tandzorg.nl over Aurora teleQ: “We wilden rust aan de balie en dat is gelukt!”

Als grote tandzorgpraktijk in Rotterdam met ruim 12.000 patiënten wilde Tandzorg.nl rust aan de balie. Geen rinkelende telefoons meer. Geen wachtende mensen aan de balie. En ook geen wachtende mensen aan de telefoon. Daarom zocht de praktijk ruim twee jaar geleden contact met Aurora Innovation voor informatie over Aurora teleQ. Een beslissing waar de medewerkers geen moment spijt van hebben gehad. En, waarover de patiënten zeer tevreden zijn!

“We werkten altijd met een ouderwetse manier van de telefoon opnemen, maar bij een grote organisatie als die van ons was dat eigenlijk niet meer te doen. Het was soms echt een gekkenhuis met zes receptionistes, waarvan er minimaal twee aan de balie zaten”, vertelt Carmen Moennasing, receptioniste bij Tandzorg.nl. “We wilden dit proces daarom vereenvoudigen en hebben ons in meerdere systemen verdiept, maar Aurora teleQ bleek het meest gebruiksvriendelijk, duidelijk en ook overzichtelijk. En, ook qua verschillende opties en kostentechnisch het meest interessant. Inmiddels hebben we een vaste contactpersoon bij Aurora Innovation en dat werkt fijn. Als we een vraag of uitleg nodig hebben, kunnen we snel schakelen.”

Zeer gebruiksvriendelijk
“Wat ons het meest aan het systeem aanspreekt, is dat we bellende patiënten altijd een optie kunnen bieden: blijven wachten of laten terugbellen. Ook kunnen ze aangeven waarover ze bellen: voor een afspraak, een administratieve kwestie of bijvoorbeeld een vraag over een behandeling. Als we de patiënt dan aan de lijn hebben, weten we direct waarover het gaat en staat de dossierkaart open. Ook fijn is dat we alle wachtteksten persoonlijk kunnen inspreken en dat we geen enkel telefoontje meer missen. Zo komen alle binnenkomende oproepen op een lijst, die je na afhandeling bewust moet afvinken. We merkten ook al snel hoe makkelijk we met dit systeem kunnen werken; het is zeer gebruiksvriendelijk. En, we kunnen ook vanaf huis op het systeem inloggen via ons mobiele nummer. Dan gaat de telefoon daarop over en dus niet in de praktijk. Dat biedt flexibiliteit.”

Tevreden patiënten en medewerkers

Kortom, volgens Carmen kan Tandzorg.nl met Aurora teleQ alle kanten op. De praktijk krijgt hier ook bijzonder positieve reacties op terug. Niet alleen van de medewerkers die meer rust ervaren tijdens hun werk. Zij voelen zich immers niet meer opgejaagd door wachtende mensen aan de telefoon en de balie. Ook de patiënten zelf zijn bijzonder tevreden. “Mensen aan de balie hebben nu niet meer door dat er allemaal inkomende oproepen zijn; je hoort alleen een klein piepje. En de bellers geven aan dat ze nu keuzes hebben. Als ze niet willen wachten, weten ze zeker dat ze teruggebeld worden. En snel ook! Dus ja, we horen vaak dat ze de service enorm verbeterd vinden. Ook als het gaat om duidelijkheid. Bellers hoeven niet meer voor onbepaalde tijd te wachten, maar kunnen over hun eigen tijd beslissen. Kortom, wij zijn een tevreden klant. We wilden rust en die hebben we gekregen.”

Met Aurora teleQ is iedere praktijk uitstekend toegankelijk en bereikbaar. Deze moderne communicatieoplossing biedt zowel voor grote als kleinere praktijken uitkomst: minder stress voor het personeel en een betere dienstverlening aan patiënten.