4 tips för hälsosamma scheman i primärvården

Schemaläggningen kan ses som sista steget i en omfattande produktionsplanering där själva genomförandet ska planeras och verksamhetens behov av patientsäkerhet, kontinuitet, kompetenssäkring och effektivt resursutnyttjande ska möta medarbetarnas behov av hälsosamma scheman och möjlighet att påverka sin arbetstidsförläggning. Vi har tagit fram 4 tips för dig som ska lägga schema på vårdcentralen.

1. Ha en tydlig ansvarsfördelning för hälsosamma scheman

Oavsett vilken typ av schema som används på verksamheten så är det verksamhetschefen som bär det yttersta ansvarar för arbetstidsförläggningen. Det är verksamhetschefen som måste se till att lägga hälsosamma scheman och att det finns personal på plats vid exempelvis sjukdom. I vissa fall kan verksamhetschefen delegera schemaläggningen men det yttersta ansvaret ligger ändå på chefen.

När schema ska läggas kan fokus inte bara ligga på att det ska finnas tillräckligt med personal på plats utan även på medarbetarnas behov av vila samt att verksamheten bemannas med rätt kompetens vid rätt tidpunkt.  För att kunna förlägga arbetstider hälsosamt behöver både chefer och medarbetare relevant kunskap om detta.

Innan verksamhetschefen fastställer schemat måste det kontrolleras att:

• Rätt kompetens finns på varje arbetspass.
• Oerfarna medarbetare arbetar tillsammans med erfarna medarbetare.
• Övriga aktiviteter (t.ex. egna ansvarsområden, administrativa uppgifter etc.) är inlagda enligt överenskommelse.

2. Skapa flexibilitet för oförutsedda händelser

Sjukdom, VAB eller andra oförutsedda incidenter. Det finns många olika orsaker till att ett schema kan behöva ändras. Här är det viktigt att, i den mån det är möjligt, vara ute i god tid med sin planering. Men inom primärvården finns det inga möjligheter att ringa in folk spontant. Det finns inga reservlistor eftersom det gäller specialistkompetens, så det är bara att planera om utifrån det nya läget.

Omplaneringen ansvarar verksamhetschefen för och utgångspunkten blir att gå igenom vilka besök eller arbetsuppgifter en viss medarbetare hade just denna dag. Det gäller att bestämma vad som kan planeras in en annan dag och vad som kan tas över av någon annan. Men även den som ansvarar för schemaläggningen kan bli sjuk. Därför är det en bra idé att se till att varje verksamhet har flera medarbetare som är behöriga och kan göra ändringar i schemat. För att kunna ha en flexibilitet i schemaläggningen behöver någon alltid snabbt kunna gå in och göra de nödvändiga ändringarna.

3. Ge utrymme för en rimlig arbetsbelastning

En undersökning som genomfördes av tidningen ”Framtidens Karriär – Sjuksköterska”  visade att 78 procent av de tillfrågade sjuksköterskor ansåg att bra schemaläggning och rimlig arbetsbelastning var de viktigaste faktorerna för att de ska stanna på en arbetsplats.

Något annat som ofta kommer upp när vårdpersonal tycker till om sin arbetsmiljö och sin situation är att de vill kunna ägna mer tid åt patienter. En angelägen fråga för att åstadkomma en bra arbetsmiljö är att minska administrationstiden för sjuksköterskorna med hjälp av moderna IT-system. Tiden som du som vårdpersonal lägger på administration idag är betydligt mer än för några år sedan. Ofta loggar du in och ut i flera system och det krävs många klick innan en uppgift är löst. Att schemalägga med hänsyn till en rimlig arbetsbelastning är oerhört viktigt om du som verksamhetschef vill behålla din personal. Det gäller både att lägga in tid för administration i schemat och tid för vila och kompetensutveckling.

 

4. Använd samtalsstatistik från ditt digitala system för hantering av patientkontakter

Att ha rätt information som utgångspunkt för att veta när och vilka resurser du behöver för att göra en optimal schemaläggning är nyckeln. Ett digitalt system för hantering av patientkontakter, som Aurora teleQ, ger dig rätt planeringsverktyg. Rapporteringsfunktionen i systemet ger dig den statistik du behöver för att göra din resursplanering. Det ger dig också tydlig visuell översikt, direkt på skärmen, på alla frågor och inkommande samtal.

 

Sammanfattning

Som verksamhetschef har du det yttersta ansvaret för att se till att personalen har hälsosamma scheman. Det är upp till dig att se till att rätt kompetens finns på plats vid rätt tillfälle. En annan viktig faktor är att se till att det finns utrymme för flexibilitet vid plötsliga schemaändringar. Slutligen bör alla ha en rimlig arbetsbelastning med både utrymme för vila och utveckling.