MENUMENU
  • Om oss
  • Våra produkter
    • Vilken lösning passar er?

      Kontakta oss
  • Våra tjänster
  • Kundcase
  • I vården



3 oktober, 2018

3 tips till verksamhetschefen som behöver planera bättre



Planering, reflektion och att hitta sätt att vara proaktiv är en konstant utmaning för verksamhetschefer inom primärvården. Vardagen går alltför ofta ut på att ta snabba beslut och släcka bränder. Tyvärr går det ut över det övergripande ansvaret som borde ha huvudfokus. Om du ofta känner att planeringen kommer i kläm, är detta blogginlägg rätt för dig!

Läs vår temaskrift om effektiv schemaläggning här!

 

Vårdcentraler har konstant en stor press på sig och vanligtvis är trycket som störst på verksamhetschefen som har ansvaret för den dagliga driften.För att du ska kunna planera bättre är det viktigt att prioritera tiden för planering.

Självklart kommer personal och patienter i första hand. Vissa saker går heller inte att planera eller styra över. En del dagar kan det till exempel vara extra hög belastning på personalen på grund av många inkommande samtal, medan andra dagar kan se helt annorlunda ut. Det handlar om att genom planering försöka anpassa vårdcentralen även utefter de delar som inte på förhand kan påverkas.

 

1.Prioritera din planering

Som verksamhetschef inom primärvården är det svårt att inte hålla dörren öppen för personal som behöver rådgivning och snabba svar. Du vill ju att allt ska flyta på. Däremot kan du försöka att lägga tid för planering när det vanligtvis är lugnt på dagen. Förklara för personalen att du har planeringstid och om de har möjlighet att vänta med sina frågor så får de ställa dem efteråt.

2. Sätt upp egna mallar

När du ska planera kan du sätta upp ett eget ramverk att förhålla dig till. Ett sådant ramverk kan exempelvis röra hur långt fram du ska planera eller hur du ska tänka för att optimera personalens kompetens. En månads framförhållning kan vara ett mål att sträva mot när du bestämmer hur många i personalen som behövs. Har du även bra koll på personalens kompetens så kapar du ännu ett moment. Om du kan skapa en tydlig och enkel mall att gå efter kommer planeringen att gå snabbare.

Om du blir sjuk är det bra att ha en lång framförhållning men du måste även ha en behörig medarbetare som kan ta din plats om du skulle vara borta under en längre tid. Finns det då tydliga mallar blir det enklare för den medarbetaren att fullfölja ditt arbete.

3. Värna om personalens tid

Se till att din personal får tillräckligt med raster och vila mellan passen så att du får en välmående och engagerad personalstyrka. Här måste du först och främst följa arbetstidslagen när det kommer till vila och pauser.

När du planerar personalens tid så kommer det alltid att uppstå problem i form av bland annat sjukdomsfrånvaro och annat, därför kan det vara en bra idé att försöka ha utrymme för sådant i planeringen. Ofta råder resursbrist , men vissa arbetsuppgifter kanske kan delegeras för stunden för att arbetet ska flyta på.

 

Sammanfattning

Du som verksamhetschef måste ofta ta ad-hoc beslut och tyvärr går det ut över planeringen, som är ett stort ansvarsområde. Gör klart för din personal att du har planering vid vissa tider och be dem att vänta med frågor om det inte är allt för akut. För att göra planeringen så effektiv som möjligt kan du sätta upp egna mallar vilket sparar tid. När du planerar personalens tid är det bra om du kan ha utrymme för sjukdom och andra anledningar till frånvaro.

 

Vill du läsa mer om hur du kan lyckas med effektiv schemaläggning? 

Ladda ner vår temaskrift